Jak myślisz, ile GB danych w ciągu roku w skrzynce e-mailowej produkuje mała firma, zatrudniająca maks kilku pracowników?
Wiele zależy od branży, chociaż zdarza się, że w obrębie tego samego sektora ilość przesyłanych danych jest skrajnie różna. Innym wyznacznikiem może być ilość klientów, ale to też nie przesądza, że firma posiadająca więcej klientów produkuje więcej danych.
Ale jak to? A no tak, że być może istnieje inny kanał komunikacji, który lepiej odpowiada na potrzeby obu stron, np. rozmowy telefoniczne czy kontakt bezpośredni, a wiadomości
e-mail służą wyłącznie do potwierdzania wcześniej ustalonych ustnie faktów.
Prawda jest więc taka, że nie ma reguły na to ile GB danych e-mailowych produkuje mała firma. Wśród moich klientów ilość ta waha się od 5 do 25 GB rocznie. Mimo tak dużej dysproporcji każda firma w pewnym momencie staje przed pytaniem „Gdzie trzymać starą korespondencję?”. To jest przecież olbrzymia skarbnica wiedzy i kontaktów! Szkoda usuwać!
Ile GB danych można trzymać na serwerach pocztowych?
Skupmy się przez chwilę na tym co oferują operatorzy skrzynek e-mailowych. Przyjrzyj się pięciu największym graczom zerkając na tabelę poniżej.
| Operator skrzynki pocztowej | Ile danych możesz umieścić? |
| Gmail | 15 GB |
| Interia | bez limitu |
| Onet | bez limitu |
| o2 | 30 GB |
| Wp | bez limitu |
W tym momencie muszę zdradzić Ci, że jest jeszcze jedna rzecz, którą dostarczają nam w większej lub mniejszej ilości dostawcy poczty. Masz jakiś pomysł? Tak! Mam na myśli SPAM! Z wymienionych wyżej jedynie G-mail blokuje przychodzenie zbędnych wiadomości do naszej skrzynki. Niestety oferuje najmniejszą pojemność poczty, więc na dłuższą metę może się nie sprawdzić do prowadzenia kont służbowych.
Wynika z tego, że:
- albo skusimy się na nieograniczone miejsce dla naszych e-maili wpisują w koszt alternatywny niezliczoną ilość SPAM-u;
- albo możemy zgromadzić zaledwie 15 GB danych i zapominamy o istnieniu SPAM-u.
Co zrobić, gdy masz dużo e-maili i brak czasu na walkę ze SPAM-em?
Istnieje możliwość zakupu hostingu, gdzie sam ustalasz ile miejsca potrzebuje Twój biznes na przechowywanie korespondencji i wykupujesz odpowiedni pakiet. A co ze SPAM-em? W tej kwestii bywa różnie. Niektórzy hostingodawcy mają większą, a inni mniejszą „przepuszczalność” niepożądanych e-maili. Plus jest taki, że w porównaniu do zwykłych serwerów, które zarabiają na udostępnianiu Twojego @ reklamodawcom, hosting nie czerpie z tego korzyści, a co za tym idzie tego SPAM-u jest znacznie mniej. Podsumowując, zakup hostingu jest częstą praktyką radzenia sobie z ogromem wiadomości spływających z i wypływających do świata zewnętrznego. No dobrze, ale co potem?
Gdy hosting „pęka w szwach”, czyli gdzie trzymać starą korespondencję e-mailową?
Właśnie z takim problemem zwrócił się do mnie klient, którego 14-letnia działalność doprowadziła do zebrania takiej ilości danych, że po wydrukowaniu wszystkich e-maili można by nimi wyścielić powierzchnię całej kuli ziemskiej. No dobra, nie policzyłem tego, ale istnieje takie prawdopodobieństwo ;P.
Moja propozycja to postawienie serwera w sieci lokalnej firmy. Do tego potrzeba pięciu elementów.
1. Jako bazę wykorzystaliśmy zalegający u klienta stary komputer, który najpewniej trafiłby na złom, a jako archiwum poczty dostał drugie życie.
2. Kwestię oprogramowania załatwiła dystrybucja Linuxa – Linux Mint.
3. Nowym miejscem przetrzymywania danych został dysk SSD o odpowiedniej pojemności.
4. Aby cały ten wynalazek spełniał swoją funkcję potrzeba jeszcze oprogramowania do przechowywania archaicznych e-maili. Do tego posłużyło nam MailCow.
5. Ostatnim elementem układanki był program Imapsync. Dzięki niemu można ściągać z serwera dotychczasowego na nowy wszystkie e-maile, które chcemy poddać archiwizacji, czyli na przykład wiadomości starsze niż X dni.
Jak działa nowy serwer?
W momencie przenoszenia archiwalnych plików automatycznie zwalnia się miejsce na hostingu, gdzie mogą spokojnie spływać nowe dane. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której oczekujemy na jakieś wiadomości, a one dziwnym trafem nie nadchodzą (dziwnym trafem w tym przypadku jest oczywiście zapchanie hostingu). Niby fajnie, można się chwilę zrelaksować, prawda? Ale uwierzcie, miny Wam zrzędną, kiedy po interwencji informatyka e-maile posypią się jak lawina. Warto zadbać o sukcesywny przepływ danych, żeby w przyszłości nie rwać sobie włosów z głowy.
Nowy serwer do archiwizacji plików ma możliwość dostępu wyłącznie dla użytkowników sieci firmowej. Bezpieczniej się nie da! A wyciąganie starych e-maili jest bliźniaczo podobne do korzystania z bieżącej poczty, tyle że logujesz się do MailCow i po znalezieniu konkretnego @ przesyłasz go lub pobierasz do trybu offline.
Inną możliwością jest zakupienie oryginalnego pakietu Office z Outlookiem, który sprawdza się podobnie, tyle że koszt dla jednego komputera wynosi kilkaset złotych rocznie. Można też tak, chociaż ja z natury lubię szukać niestandardowych rozwiązań, a przy okazji oszczędności.
Miłego dnia i sprawnego komputera,
Krzysztof Golba – Pan od Informatyki
