Czujesz, że toniesz w papierach, a lista zadań nigdy się nie kończy? Zamiast pracować nad rozwojem biura, utknąłeś w prostych, powtarzalnych zadaniach, które tylko kradną Twój czas? Spokojnie – mam dla Ciebie 5 szybkich sposobów, które pozwolą odciążyć Cię już teraz i zrobić miejsce na to, co naprawdę ważne!
1. Importuj sprzedaż, zamiast wklepywać dane ręcznie
Zamiast marnować czas na przepisywanie każdej faktury, możesz zaimportować całą sprzedaż do swojego systemu, w którym rozliczasz klientów.
Większość systemów sprzedaży generuje ustandaryzowane pliki, takie jak JPK VAT, JPK FA, które można łatwo załadować do popularnych programów księgowych.
Wiele programów również generuje pliki XML, TXT oraz EPP do najpopularniejszych rozwiązań na rynku. Przykład eksportu sprzedaży z BaseLinkera czyli najpopularniejszego w Polsce oprogramowania do zarządzania sprzedażą na różnych serwisach:
Jeżeli program Twojego klienta albo Twój własny nie obsługują popularnych formatów, spokojna głowa – napisałem kilka narzędzi, które rozwiążą ten problem. Dzięki nim możesz np.
- zaimportować 4000 faktur sprzedaży w zaledwie 15 minut
- przekształcić pliki JPK FA na format zgodny z Symfonia FK.
To proste i efektywne sposoby, które zdejmą z Ciebie ciężar ręcznego wprowadzania danych i dadzą Ci więcej czasu na rozwój biura!
2. Automatyzacja przypominania o płatności
Jeśli masz dużo na głowie, to drobne zadania, takie jak przypominanie klientom o płatnościach, łatwo mogą zejść na dalszy plan. Zawsze znajdzie się coś pilniejszego – bieżączka, gaszenie pożarów, a rozliczanie faktur i przypominanie „zapominalskim” klientom schodzi na drugi plan. A przecież każdemu z nich zdarzyło się, że fakturę zjadł kot, wpadła do SPAM-u, albo... po prostu „zapomnieli”. Na szczęście większość programów księgowych ma opcję automatycznych przypomnień o nieopłaconych fakturach. To tylko kwestia kilku kliknięć w konfiguracji – możesz zapytać wsparcia programu, jak to zrobić, albo napisać do mnie, a wspólnie ustawimy idealne przypomnienia, które załatwią sprawę raz na zawsze!
Przykład wpisu dla fakturowani z przypomnieniem o płatności:
3. Import wyciągów bankowych
Chyba każdy zna to niezręczne uczucie, gdy klient otrzymuje przypomnienie o nieopłaconej fakturze, mimo że już ją zapłacił. Żeby tego uniknąć, warto zadbać, aby opłacone faktury automatycznie były odhaczane w systemie. Nie ma sensu drukować wyciągów bankowych i ręcznie odznaczać wpłat – cały proces można przyspieszyć, importując wyciągi bankowe do programu do wystawiania faktur. Większość programów księgowych oferuje tę funkcję, wystarczy odpowiednia konfiguracja. Jeśli nie wiesz, jak to ustawić, skontaktuj się z dostawcą swojego oprogramowania albo napisz do mnie – razem w kilka minut skonfigurujemy wszystko, co potrzebne!
Przykład wpisu dla fakturowni z importem wyciągu bankowego:
4. Automatyczne wystawianie faktur dla klientów
Czy zdarza Ci się miesiąc w miesiąc ręcznie wystawiać te same faktury dla klientów z powtarzalnymi usługami? Możesz zaoszczędzić czas, korzystając z funkcji automatycznego generowania faktur. Ustaw harmonogram, na przykład na 28 dzień każdego miesiąca, żeby faktury generowały się same i automatycznie trafiały do klientów. To idealne rozwiązanie dla firm z abonamentami lub stałymi usługami, gdzie nie musisz za każdym razem ręcznie wprowadzać danych. Automatyzacja nie tylko przyspiesza pracę, ale też zmniejsza ryzyko pomyłek. Jeśli nie wiesz, jak to skonfigurować, skontaktuj się ze swoim dostawcą programu lub napisz do mnie – wspólnie znajdziemy najlepsze ustawienia.
5. Podłączenie szybkich płatności
Czy Twoi klienci pytają, czy mogą zapłacić BLIKIEM albo szybkim przelewem? Dzięki nowoczesnym systemom płatności możesz im to umożliwić – link do płatności może być dodany bezpośrednio na fakturze lub w treści e-maila, co skraca czas rozliczenia do minimum. Dla stałych opłat, takich jak abonamenty czy wirtualne adresy, możesz dodatkowo ustawić płatności subskrypcyjne z karty kredytowej lub debetowej klienta. Gdy płatność zostanie zaksięgowana, faktura automatycznie trafi do klienta – szybko i bez Twojego zaangażowania. Co więcej, takie płatności mają ogromną przewagę: są od razu księgowane i oznaczane jako opłacone przez system, co eliminuje potrzebę ręcznego odhaczania. Jeśli chcesz wdrożyć takie rozwiązanie, skontaktuj się ze swoim dostawcą oprogramowania lub napisz do mnie – chętnie pomogę w konfiguracji!