O ostatnim czasie jedna z księgowych poprosiła mnie o napisanie programu, który pozwoliłby jej z Gratyfikant GT zautomatyzować wysyłkę Listy Płac.
W Gratyfikant GT - ma możliwość eksportu Listy Płac prosto do wiadomości email tylko do PDF. W takim przypadku zmuszony jestem do:
- otwierania Thunderbirda
- nowa wiadomość
- wpisania adresu e-mail
- dodania pliku pdf
- wybrania szablonu wiadomości
- kliknięcia Wyślij
Jak rozwiązaliśmy problem?
1. Każdy z klientów ma swój unikalny folder na serwerze, gdzie zapisywana jest lista płac.
2. Uruchamiamy program, który w konfiguracji ma podane dwie zmienne dla każdego klienta: ścieżkę do folderu i listę adresów e-mail
3. Przed generowaniem listy płac uruchamiamy program, który skanuje nowe pliki PDF folderach klientów.
4. Jeżeli pojawi się nowy plik - to automatycznie tworzy okienko z nową wiadomością w Thunderbirdzie załączając plik PDF i tworząc wiadomość zgodnie z wcześniej stworzonym szablonem.
5. W ostatnim kroku księgowej pozostaje kliknąć: "Wyślij"
W ten sposób unikamy błędów ludzkich, wynikających ze zmęczenia materiału, że jakiś e-mail pójdzie nie do tego klienta lub podobnych.
No i wysyłka listy płac trwa zdecydowanie krócej niż wcześniej.
Jeżeli masz podobne problemy w swoim biurze i chcesz usprawnić działanie - pisz, dzwoń - chętnie pomogę.