Jednym z najprostszych i najbardziej efektywnych sposobów na usprawnienie pracy każdego biura księgowego jest import faktur sprzedażowych za pomocą plików JPK FA. Automatyzacja tego procesu przynosi szereg korzyści, które znacząco podnoszą wydajność i minimalizują ryzyko błędów.
Dlaczego warto korzystać z JPK FA?
- Pełna zgodność dokumentacji
Wszystkie dokumenty trafiają do księgowości w sposób uporządkowany. Klient przekazuje dane w formacie JPK, co eliminuje problem zagubionych faktur czy nieczytelnych kopii. - Standaryzacja plików
Format JPK FA jest określony przez Ministerstwo Finansów, co oznacza, że jest wolny od „niespodzianek” w strukturze danych. Każdy system sprzedażowy generuje dane w tej samej formie. - Automatyczne dodawanie kontrahentów
Nowi kontrahenci, których dane znajdują się w pliku JPK FA, zostają automatycznie zaimportowani do systemu księgowego. Nie trzeba ręcznie przepisywać nazw, NIP-ów czy adresów, co eliminuje ryzyko literówek. - Uniwersalna kompatybilność
Każdy system do wystawiania faktur ma obowiązek generowania plików JPK FA. Dzięki temu nie musimy martwić się o zgodność formatów między różnymi programami księgowymi i sprzedażowymi.
Moje doświadczenie z Subiekt123 i Symfonia FK
W moim przypadku proces ten zastosowałem, wykorzystując Subiekt123 jako system sprzedażowy i Symfonia FK jako program księgowy. Import wymagał przekonwertowania pliku JPK FA na format TXT, który Symfonia FK wykorzystuje do importu dokumentów.
Użyty przeze mnie program umożliwił nie tylko konwersję pliku, ale także automatyczne przypisanie faktur do odpowiednich kont księgowych. Na przykład:
- Konto WN: 201-2-1-K (należności od kontrahentów),
- Konto MA (netto): 702-2 (przychody ze sprzedaży),
- Konto MA (VAT): 221-1 (podatek VAT należny).
Dzięki temu faktury zostały od razu prawidłowo zaksięgowane, co znacząco skróciło czas pracy.
Praktyczne rozwiązanie
Na załączonym zrzucie ekranu możecie zobaczyć, jak wygląda przykładowe okienko konfiguracji programu. Użytkownik wybiera plik JPK FA, a następnie definiuje konta księgowe, na które mają być przypisane dokumenty. Po kliknięciu przycisku „Generuj Plik” program automatycznie przygotowuje plik TXT gotowy do importu w Symfonii FK.
Korzyści z zastosowania
- Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu importu pozwala uniknąć ręcznego wprowadzania faktur.
- Mniej błędów: Dane są importowane bezpośrednio z pliku JPK, co minimalizuje ryzyko pomyłek.
- Wygoda: Możliwość szybkiego księgowania nowych kontrahentów oraz przypisania dokumentów do odpowiednich kont księgowych.
Jeśli pracujesz w biurze księgowym i chcesz zautomatyzować swoją pracę, rozważ wykorzystanie takiego rozwiązania. Przyspieszenie procesów w księgowości oznacza więcej czasu na inne zadania, co w dzisiejszych czasach jest bezcenne!